Le Télétravail
Quelques outils pratiques pour faciliter le travail à distance.
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Télétravail: avantages et limites..
Aujourd’hui, nous faisons face à une véritable crise sanitaire, le COVID-19 qui bouscule nos habitudes et pousse les entreprises à s’adapter à de nouvelles méthodes de travail. Autoriser les salaries à faire du télétravail est la solution idéale pour la continuité de votre activité et éviter la contagion au sein de vos équipes.
Le Télétravail peut être défini comme le travail qui s’effectue, dans le cadre d’un contrat, au domicile ou à distance de l’environnement hiérarchique et de l’équipe du travailleur, à l’aide des technologies de l’information et de la communication. Concrètement, le télétravail, recouvre de multiples situations allant du travail à domicile au travail mobile en déplacement, en passant par l’espace de coworking.
Mais comment mettre en place le télétravail dans votre entreprise ? Quels sont les avantages et les limites ? Découvrons-le !
Les avantages
- Cette nouvelle forme de nomadisme professionnel présente de nombreux avantages. Pour le salarié, elle est synonyme de gain de temps et de baisse du stress liés aux transports, mais aussi d’une autonomie renforcée qui agit sur sa motivation et sa productivité.
- La flexibilité du télétravail permet de mieux équilibrer vie privée et vie professionnelle, et ainsi de renforcer le rapport de confiance entre l’entreprise et le salarié.
Les limites
Le télétravail n’a pas vocation se substituer au travail dans l’entreprise. La présence au bureau reste essentielle pour assurer la cohésion des projets et créer du lien social entre collègue. Il est aussi important de lutter contre l’isolement propre au télétravail en maintenant un esprit collaboratif.
Voici quelques points sur lesquels il est important de réfléchir pour la mise en place du télétravail de façon optimale dans l’entreprise.
Organisation du télétravail.
Mise en place du télétravail: les équipements techniquesLe télétravail est particulièrement facile à mettre en place grâce aux nouvelles technologies: les ordinateurs portables remplacent le poste de travail fixe, les logiciels cloud favorisent la collaboration entre collègues, la visioconférence ou Skype permettent des rencontres professionnelles d'un bout à l'autre du monde. Il est essentiel de choisir des solutions garantissant la sécurité informatique des données de l'entreprise, tout en s'adaptant aux besoins du salarié. Parmi les plus courantes: l'accès VPN (réseau privé virtuel), les plateformes de travail collaboratif, les agendas partagés ou encore le web conférence.
Le passage au télétravail, nécessite de revisiter la fixation des objectifs et les modes d’échange et de reporting associés pour en assurer l’efficacité. L'un des principaux atouts du télétravail est sa flexibilité: à vous de mettre en place le rythme et le mode de fonctionnement correspondant aux besoins du salarié et aux objectifs de votre entreprise.
De même, le télétravail peut permettre de diffuser de vrais outils de travail collaboratif dans l’organisation.
Télétravail: Outils collaboratifs en ligne.
Qu’est-ce que le travail collaboratif ?Avant d’aborder les outils à proprement parlé (ressources informatiques), il est nécessaire d’introduire les notions de « projet » et de « réseau » qui constituent la raison de leur émergence en entreprise. Quel que soit son secteur d’activité, l’entreprise subit de profondes mutations conditionnées par deux facteurs : le fonctionnement en mode projet et l’éclatement géographique ou organisationnel.
Dans ce contexte, le travail collaboratif est un levier pour rapprocher les équipes qui n’ont pas forcément l’habitude de travailler ensemble, pour diminuer les coûts liés aux déplacements physiques, pour réduire le temps de mise sur le marché d’un produit, mais aussi et surtout pour garantir la qualité et la traçabilité des données relatives au produit.
A chaque usage ses outils !
Un outil collaboratif ou logiciel collaboratif propose différentes fonctions pour la gestion de projets. L’objectif est d’améliorer les processus de travail et de centraliser sur une seule et même plateforme la planification, l’organisation ou encore même les analyses de son projet. Ainsi, les différents outils peuvent se différencier suivant les contenus et caractéristiques suivants :
- Jira est un outil de gestion de projets destiné au développement logiciel. Il se décline en plusieurs versions selon la nature du projet telles que, entre autres, Jira Software, le logiciel initial, Jira Core, la variante destinée aux équipes métiers, Jira Service Desk, la variante pour les services IT, etc.
- Confluence est un outil très complet, collaboratif, qui permet de créer des fichiers et de les conserver au sein d’une seule plateforme. Notes de réunion, fiches produit, campagne marketing, politiques RH, etc. Cet outil permet aussi de créer des pages de votre propre création ou en utilisant un modèle personnalisable parmi les différents templates proposés. Ces pages peuvent être commentées, enrichies avec des images, vidéo, et reliées dans un espace dédié, accessible par une ou plusieurs personnes.
- Waymark est un outil gratuit, facile d’utilisation et idéal pour créer des roadmaps visuelles et personnalisées, à partir d’un modèle à transformer. Vous pouvez ajouter autant d’événements que vous souhaitez selon votre projet.
- Slack est un outil collaboratif populaire. Il s’agit d’une plateforme de messagerie instantanée qui offre un éventail d’actions très variées. On peut y faire à peu près tout, sur une seule et même application. Vous pouvez organiser votre travail sous forme chaînes, privées ou publiques, autour de hashtags dédiés, sur ordinateur ou smartphone. Cet outil permet aussi de partager des fichiers, d’organiser des réunions en audio ou vidéo.
- Google Sheets est un outil répandu, dont l’utilisation est encore plus simple et classique. Entièrement gratuit, il est disponible dans le cloud de votre ordinateur. Vous pouvez créer un nouveau tableau dans lequel chacun des collaborateurs peut indiquer son nom dans une colonne, et les tâches réalisées, dans une autre. Idéal pour s’organiser à distance et manager une équipe.
Ces outils vous permettront de garder le contact avec vos collègues et collaborateurs et d’échanger, que ce soit pour un motif professionnel ou juste pour prendre une pause.
- Le service de Microsoft propose Microsoft Teams, le réseau social de la suite Office 365 et Skype, l’application de messagerie et d’appels, payante. Ces deux outils sont très accessibles et offrent une communication claire et structurée.
- Zoom est une plateforme de communication, souvent utilisée par les professionnels et les entreprises. Elle permet, entre autres, de créer des réunions virtuelles, de proposer une assistance technique en ligne, d’organiser des webinaires, de discuter via messagerie instantanée, etc. Cet outil collaboratif propose une version gratuite limitée à 100 participants et 40 minutes par conférence.
- Messenger, WhatsApp, Hangouts sont aussi des outils de communication qui permettent de centraliser une conversation et d’échanger à plusieurs, par voie écrite ou vidéo.
Ces outils vous permettront d’envoyer des fichiers volumineux. Au-delà de 20 voire 25 Mo, selon le fournisseur, les serveurs mails n’acceptent pas les documents.
- WeTransfer permet d’envoyer des documents, des images ou des vidéos allant jusqu’à 2Go. Attention les documents sont accessibles jusqu’à une date limite.
- DropBox permet de stocker et partager des fichiers via le cloud. L’espace de stockage dépend de la version choisie (gratuite ou payante).
- OneDrive est un outil intégré à Windows 10, qui permet de conserver et partager des documents dans un espace personnalisé et sécurisé
Télétravail: Outils de vidéoconférence simple et gratuit.
Grace aux développements de la technologie, les réunions à distance ont de plus en plus la cote et offrent aux travailleurs davantage de flexibilité. Mais quel outil sera le plus adapté à votre réunion ? Sachez que votre choix dépendra de trois critères principaux: le nombre de participant, l’objectif de la réunion et la qualité de votre connexion internet. Les outils collaboratifs ne manquent pas pour maitriser tous ces aspects.
En voici quelques-uns :
Whereby.com – Limité à 4 personnes, utilisable depuis un navigateur web, app iOS et Android
ZOOM, jusqu’à 100 participants et 40 minutes en version gratuite.
Conférences OVH Jusqu’à 50 personnes, programmable sur 24h.
Google Meet inclus avec un compte Google Suite.
Jitsi, gratuit, 50 participants par salle de réunion virtuelle et permet de diffuser sur YouTube en livestream, disponible sur ordinateur et mobile via une app.
Linkello, service français de visioconférence avec partage d’écran. Solution de base gratuite, très simple et sans compte. Une version pro payante avec plus de fonctionnalités est également disponible.La collaboration numérique sur le lieu de travail ne peut pas simplement faire partie d’un plan d’urgence face à de rares urgences. C’est ainsi que nous travaillons aujourd’hui, et c’est l’une des principales raisons pour lesquelles les entreprises peuvent si facilement s’étendre sur des sites et attirer un nouveau public qui les mènera au succès. Travailler de chez soi, c’est aussi avoir la possibilité d’innover. Profitez de ce temps pour s’inspirer, se former et créer. S’équiper de très nombreux logiciels faciles la vie des télétravailleurs et permettent de collaborer au quotidien.
